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Consejos a la hora de organizar un evento al aire libre

Por   /  4 enero, 2017  /  No hay comentarios

carpas

Organizar un evento parece tarea fácil, pero son muchas las cosas a tener en cuenta para que todo salga bien, sobre todo si la celebración tiene lugar al aire libre. A la hora de organizar el evento al aire libre, el principal problema que nos vamos a encontrar es el clima. Se trata de eventos que se suelen planificar para temporadas en las que hace calor o tenemos una temperatura media, como verano, primavera e incluso otoño, para que resulte más agradable permanecer en el exterior. Sin embargo, siempre existe la posibilidad de que llueva o haga viento, por ejemplo.

Para que el evento que queremos organizar salga perfecto, es necesario tener una serie de factores en cuenta. Por eso, a continuación, hablamos de algunos consejos que pueden servir para planificar un evento al aire libre de éxito:

  • El lugar: es necesario asegurarse de elegir el lugar más adecuado en función de las necesidades del evento. Es muy importante que el espacio elegido cuente con las comodidades que necesitan los invitados, como el acceso a los baños en el interior, lugares de parking cercanos, mesas, sillas, etc. Además, algo que se debe de hacer es tratar de evitar espacios que sean demasiado ruidosos, que estén en áreas con mucho tráfico, o en los que existan algunos factores que puedan distraer a los invitados.
  • Permisos y normas: una de las cosas que mucha gente no conoce, es que, una vez que sabes el momento y el lugar en el que va a tener lugar la celebración al aire libre, es necesario ponerse en contacto con las autoridades locales, o los propietarios del lugar, para poder tener permiso para hacerlo. En el caso de no contar con el permiso, habrá que reorganizar todo el evento, por lo que esta parte es muy importante.

Por otra parte, los eventos en el exterior suelen estar sujetos a algunas limitaciones, como pueden ser relacionados con el nivel de ruido que está admitido, o los horarios en los que es posible poner música, por ejemplo. Por eso, es importante consultar la normativa local para no tener luego ninguna sorpresa desagradable. También hay que pensar en las normativas que tienen que ver con la seguridad y la prevención de incendios, ya que es muy probable que sea necesario contratar un seguro para el evento.

  • Logística: hay que pensar, que, si el evento tiene lugar en una instalación que ya está habilitada para ello, el trabajo será menor, mientras que, si se celebra en un espacio que no está ideado para albergar un evento, es necesario contar con una planificación exhaustiva para que todo salga bien. Debes recordar, que hay muchas cosas de las que ocuparse, como el suministro eléctrico, los baños portátiles, los equipos de sonido, el catering, las bebidas, el personal, etc. Aquí es necesario tener en consideración algunos factores:
    • Organizar la llegada de suministros: cómo y cuándo van a llevar los suministros aquellas empresas contratadas para ello.
    • Pensar en el tiempo de carga y descarga: no hay que hacerlo con el tiempo justo, sino que se debe poner todo en su sitio y probarlo para que luego no haya fallos y funcione todo correctamente.
    • Tomar fotos antes: hacer fotografías durante la planificación del lugar, para fijar con antelación dónde va cada cosa.
    • Electricidad: comprobar que hay un generador suficiente para alimentar todo el evento (luces, refrigeradores, equipos de sonido, etc.).
    • Baños: asegurarse de que hay baños suficientes para todos.
    • Limpieza: también hay que pensar en contratar una empresa de limpieza para cuando el evento termine.
    • La comunicación: es importante contar con un medio de comunicación constante y fiable con los miembros del equipo organizador. Aquí, puede ser perfecto el uso de walkie-talkies.
  • Plan B: como comentábamos anteriormente, el clima puede ser un gran problema para este tipo de eventos al aire libre. Por eso, siempre hay que tener un plan B para, en el caso de que llueva, poder situar a los invitados en el interior. Aquí, una buena solución, es poner una carpa para resguardar a los invitados. En este sentido, destacan las carpas plegables como una buena opción para refugiar a los equipos y los invitados en el caso de que exista una lluvia ligera, por ejemplo. También puedes contratar un seguro de lluvias, para cubrir los gastos en el caso de que deba cancelarse el evento por culpa del temporal.
  • La comida: comer al aire libre implica la necesidad de contar con un almacenamiento adecuado de la comida. Por eso, lo mejor es optar por alimentos que no se pongan malos rápidamente, y que sean fáciles de comer. Además, la comida debe llegar lo más tarde posible, para que se pueda servir fresca y a la temperatura más adecuada.
  • La comodidad de los invitados: en un evento lo más importante es que los invitados estén cómodos. En función del tiempo, por ejemplo, debes asegurarte de contar con ventiladores portátiles en el caso de que haga calor, y suficientes botellas de agua. También puedes invertir en aparatos de aire acondicionado o calefactores portátiles, además de tratar de mantener a raya a los insectos.
  • Entretenimiento: es importante que los invitados tengan entretenimiento durante el evento, por lo que puedes contratar una banda para amenizar el evento, organizar diferentes juegos de jardín o actividades en las que puedan participar los invitados, etc. Todo dependerá del tipo de evento que estés organizando.

Todas estas cosas son importantes a la hora de organizar un evento al aire libre exitoso. Debe estar todo pensado con suficiente antelación para que luego no haya problemas con este tipo de cosas que, preparadas de antemano, deberían de salir bien. En este sentido, el clima aquí es fundamental, por lo que no hay que olvidarse de las carpas en el caso de necesitarlas como una forma de prevenir un mal temporal y de que los invitados estén bajo techo disfrutando del evento.

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